Rejoignez notre institut – Poste de secrétaire de recherche ouvert

Employeur : Université Libre de Bruxelles (ULB)
Institution : Institut de Recherche Interdisciplinaire en Biologie Humaine et Moléculaire (IRIBHM – JE Dumont), Faculté de Médecine
Lieu : Campus Erasme, Anderlecht, Bruxelles, Belgique

Taux d’occupation : 100 %
Type de contrat : Contrat d’un an renouvelable, avec possibilité de stabilisation au cadre de l’ULB
Entrée en fonction : Poste disponible immédiatement

Mission

L’Université Libre de Bruxelles recrute un·e secrétaire de recherche pour assurer le secrétariat de proximité des équipes de recherche de l’IRIBHM.
La personne engagée travaillera au sein de l’équipe de secrétariat et contribuera au bon fonctionnement administratif et logistique de l’Institut.

Fonctions

Les principales responsabilités comprennent notamment :

·       Accueil téléphonique, gestion du courrier et organisation de réunions et d’événements

·       Accueil des chercheur·es, visiteurs·euses et stagiaires (internes et externes) ;

·       Support administratif aux académiques et aux chercheur·es ;

·       Secrétariat et suivi des réunions ;

·       Gestion des consommables (fournitures de bureau, café, boissons, etc.) ;

·       Gestion du matériel de secrétariat (imprimantes, fax, photocopieuses) et traitement de premier niveau des incidents techniques ;

·       Contribution à l’établissement de statistiques d’activité (p.ex. rapport annuel) ;

·       Support aux académiques pour les achats, en interaction avec les gestionnaires logistiques et comptables ;

·       Classement et archivage.

Dans le cadre d’un fonctionnement mutualisé, certaines tâches seront assumées à titre principal, tandis que d’autres seront partagées au sein de l’équipe.

Cette description n’est pas exhaustive et peut évoluer selon les besoins de l’Institut.

Profil requis

·       Diplôme de niveau bachelier (graduat) en secrétariat de direction, ou diplôme de l’enseignement secondaire supérieur avec expérience professionnelle équivalente ;

·       Expérience confirmée et maîtrise des outils bureautiques et Web (Word, Excel, messagerie électronique, logiciels de bases de données tels que FileMaker, etc.) ;

·       Connaissance ou volonté de se former aux outils collaboratifs utilisés à l’ULB (Microsoft Teams, Google Docs, Smiley, etc.) ;

·       Excellentes capacités rédactionnelles en français ;

·       Connaissance pratique de l’anglais ;

·       Sens de l’accueil, esprit d’équipe et aisance relationnelle ;

·       Autonomie, sens de l’initiative ;

·       Discrétion, fiabilité et sens de la confidentialité.

Conditions particulières

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est conforme aux exigences de l’offre seront prises en considération.

Procédure de candidature

Les candidatures doivent être envoyées par voie électronique à l’adresse iribhm@ulb.be et comprendre :

·       un curriculum vitae détaillé ;

·       une lettre de motivation ;

·       une copie du diplôme requis ;

·       les coordonnées de personnes de référence (facultatif).

Les candidatures seront examinées au fur et à mesure de leur réception.

L’Université Libre de Bruxelles est attachée aux valeurs d’égalité, de non-discrimination et de diversité. Elle s’engage à promouvoir l’égalité des chances et à lutter contre toute forme de discrimination fondée notamment sur le sexe, l’identité ou l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’origine, l’âge, le handicap, la religion ou les convictions. L’ULB encourage vivement les candidatures de personnes issues de groupes sous-représentés.